Zonder meteen te vervallen in technisch jargon kun je stellen dat met een Content Management Systeem (CMS) een website eenvoudig is te beheren. Beheren betekent inhoud toevoegen, verwijderen en of aanvullen. Met een beetje een CMS gaat dit middels een redelijk geavanceerde tekstverwerker zodat de textuele inhoud , plaatjes , filmpjes etc. toegevoegd kunnen worden. Dit alles kan direct via het internet. Dit betekent dat vanaf iedere plek die je maar wilt je teksten kunt aanpassen.

en wat is er nog meer mogelijk......

We gaan iets technischer; een content management systeem (CMS) maakt onderscheid tussen

Inhod, lay-out en structuur

Inhoud Denk hierbij aan tekst, afbeeldingen, geluidsfragmenten en videobeelden, maar ook aan bedrijfsdocumenten, zoals facturen, offertes, contracten, etc.

Lay-out De vormgeving is de presentatie laag van de inhoud(hoe ziet het er allemaal uit). De crux van dit alles is dat de layout onafhankelijk is van de inhoud. Zo kunt u eenvoudig de lay-out van een site veranderen, zonder de content te hoeven aanpassen en visa versa idem dito.

Structuur is de locatie waar en hoe de content wordt opgeslagen.

Kennis van HTML of andere opmaakcodes of scriptingtalen is daarbij niet noodzakelijk. Met behulp van de editor (=tekstverwerker) van een CMS kunnen teksten rechtstreeks worden aangeleverd.

Waarom een Content Management Systeem

Een website of intranet kan snel 'in de lucht' zijn. Maar de trotse eigenaar van een website die is opgebouwd uit statische pagina's (vaste HTML codes) kan al snel de nodige problemen verwachten. Herkent u enkele van de volgende problemen bij uw website?

• het simpel aanpassen van bijv. telefoon en adres gaat niet of moeizaam. Dit moet namelijk via Pietje of via een externe.
• het plaatsen van nieuwe inhoud kan alleen door uw leverancier of door Pietje gebeuren
• de inhoud van de website of het intranet is niet actueel of volledig
• bij het 'uploaden' overschrijft of wist u per ongeluk de verkeerde inhoud
• de vormgeving van uw website is niet overal gelijk
• de website is een soort lappendeken geworden
• de navigatie is ondoorzichtig
• u wilt graag de website in meerder talen maar dit kan niet volgens uw leverancier tenzij..
• u wilt specifieke functies zoals u die ook ziet bij concollega's zoals:
  • een niewsbrief
  • een enquete mogelijkheid
  • een winkel
  • bewegende beelden
• het is niet mogelijk om een eerdere versie 'terug te zetten'
• artikelen kunnen alleen handmatig aan elkaar worden gekoppeld

Wie enkele voorbeelden herkent is waarschijnlijk toe aan een CMS:

Voordelen van content management

Het gebruik van een CMS biedt veel voordelen, maar ook een paar nadelen.

Actualiteit

De actualiteit van een website of een intranet wordt door het gebruik van een CMS verhoogd doordat iedere daartoe geautoriseerde medewerker eenvoudig en snel een bijdrage kan plaatsen. Er hoeft niet meer gewacht te worden op de beschikbaarheid van een medewerker met kennis van HTML-opmaakcodes.

Consistentie

Het gebruik van een CMS zorgt ervoor dat een website consistenter wordt. Dit komt doordat de structuur en de vormgeving van de website grotendeels vastliggen. Medewerkers kunnen niet zo maar de vormgeving aanpassen.

Kostenbesparing

De aanschaf van een CMS zorgt voor een tijds- en kostenbesparing doordat er geen aparte medewerkers hoeven te worden aan-gesteld voor het beheer van de website of het intranet. Het CMS neemt hun taken als het ware over.

Er zijn ook enkele negatieve gevolgen aan een CMS verbonden:

Aanschaf en implementatie vaak kostbaar

Zowel de aanschaf als de implementatie van een CMS is vaak kostbaar. Het is daarom belangrijk dat de juiste keuze wordt gemaakt bij de aanschaf ervan. Om de kosten in de hand te houden, is het de moeite waard te kijken naar Open Source producten.

Wat is Open Source

Open source software is software met twee kenmerken:

• De broncode van de software is vrij beschikbaar.
• In het licentiemodel is het intellectueel eigendom en het (her)gebruik van de software en bijbehorende broncode dusdanig geregeld dat de licentienemer de broncode mag inzien, gebruiken, verbeteren, aanvullen en distribueren.